根据《中国共产党章程》《中国共产党普通高等学校基层组织工作条例》和上级有关规定，经学校党委研究，中国共产党湖北美术学院第四次代表大会将于2021年7月2日正式开幕。在即将召开的大会预备会议前，学校先后召开了各代表团召集人会议和各代表团会议。
各代表团召集人会议于7月1日下午2:00在行政楼202会议室召开，党委书记梁远钢主持会议。
党委书记梁远钢主持会议
党委副书记、院长许奋讲话
党委副书记卢斌部署会议有关事项
党委副书记卢斌同志就各代表团活动和党代会预备会议有关事项进行了部署：一是尽快做好各代表团正、副团长的推举工作；二是讨论大会议程（草案）；三是酝酿大会主席团成员、秘书长建议名单。
党委副书记、院长许奋在讲话中提出两点要求：一是希望各代表团召集人要严眀工作纪律，自觉遵守大会规定和换届工作的政策法规，坚决维护本次会议和校党委、校纪委换届工作风清气正。二是希望各代表团召集人要进一步明确工作原则，以高度的党性，以对党的事业和学校长远发展高度负责的态度，自觉维护校党委的权威，确保选举工作顺利进行。
党委书记梁远钢在讲话中强调，召开中国共产党湖北美术学院第四次代表大会是学校政治生活中的一件大事。各位召集人要以高度的政治责任感和使命感，认真履行职责；切实做好本代表团代表的思想工作，组织学习有关换届选举工作精神，行使好代表职责，确保各项会议、议程按规定、按时间有序进行。
随后，各代表团在分会场分别召开会议，传达了代表团召集人会议精神，按程序推选了各代表团团长、副团长，酝酿讨论了大会主席团、秘书长建议名单及大会议程（草案）。